Mengakses data dari Sheet lain pada file yang berbeda

Mengakses data dari Sheet lain pada file yang berbeda

Master Excel, Kamis, 10 Desember 2009

Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari sheet maupun dari file lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari sheet ataupun file lainnya. Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada file ata sheet yang baru.

Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:

1. Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1 pada range G3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik =Sheet1!G3, maka data pada Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
2. Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
3. Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2

Caranya untuk mengambil data dari file lain:

1. Untuk mengambil data dari file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter. penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
2. Jika anda kesulitan untuk menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter, maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai sheet dan range yg diinginkan.
3. Data di file data2.xlsx ini juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah

Mengakses Data pada Sheet lain dengan File Sama

Mengakses Format Yang Sama di Beberapa Worksheet Secara Cepat

Pada workbook di Excel sebenarnya worksheet-worksheet yang ada saling terkait antara satu dengan yang lainnya, walau worksheet tersebut dapat memiliki struktur yang berbeda.

Berikut ini akan dicontohkan cara membuat form secara sederhana yang dibuat untuk beberapa worksheet sekaligus, sehingga Anda tidak melakukan berulang-ulang pada sheet yang berbeda atau tidak harus mengcopy dari sheet yang satu ke sheet yang lain.

Kali ini saya akan membuatkan contoh membuat beberapa sheet dengan satu form yang sama secara mudah dan sebagai contoh adalah cara membuat daftar nilai siswa dengan beberapa kelas dengan sekali buat.

Pertama siapkan worksheet sesuai jumlah kelas yang ada misalnya lima sheet.

Kemudian beri nama masing-masing worksheet tersebut, misalnya kelas X MM, Kelas X TKJ, Kelas X DKV, Kelas X AK dan Kelas X TB. Seperti contoh berikut

Kemudian klik pada salah satu sheet, lalu tekan tombol SHIFT dan pilih sheet lainnya yang akan dibuatkan format yang sama.

Setelah itu buatlah format yang Anda inginkan seperti contoh berikut:

Apabila Anda selesai melakukan pemformatan sheet tersebut, maka Anda akan mendapatkan bahwa semua sheet yang Anda klik tadi telah memiliki format yang sama.

Anda dapat mengklik satu persatu sheetnya untuk membuktikan bahwa setiap sheet yang Anda aktifkan secara bersamaan tadi memiliki format yang sama.

Fungsi Vlookup, Hlookup, dan lookup value

fungsi vlookup, hlookup, dan lookup value

10 Februari 2009 ofa ragil boy Tinggalkan Komentar Go to comments

by : ofa ragil boy

• fungsi flookup
Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.

Penulisan :
=VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

misal :

solusi :
Pada A8 masukkan nilai NIM terlebih dahulu yang terdapat pada tabel NIM-Nama. kemudian pada B8 ketikkan formula =LOOKUP(A8;$A$2:$B$5;2;0).

• fungsi hlookup
Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. bedanya Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan :
=HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)
misal :

solusi :
Pada C6 ketikkan formula =HLOOKUP(B6;$B$1:$F$3;2;0).

• lookup value
Pada prinsipnya sama dengan Vlookup, namun pada lookup value ini memungkinkan kita untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sabagai referensi / patokan.

misal :
Dari 2 tabel yakni tabel peminjaman dan tabel buku akan dibuat Daftar Peminjaman Buku.

solusi :
– Nama pada cell B11 adl =VLOOKUP(A11;$A$2:$D$5;2;0)
– Perihal pada cell D11 adl = VLOOKUP(C11;$F$2:$H$5;2;0)
– Judul pada cell E11 adl = VLOOKUP(C11;$F$2:$H$5;3;0)

Filter Microsoft Excel

Pengantar

Filter dapat digunakan untuk mempersempit data dalam worksheet Anda dan menyembunyikan bagian-bagian itu dari pandangan. Walaupun mungkin terdengar sedikit seperti pengelompokan, penyaringan berbeda dalam cara yang memungkinkan Anda untuk memenuhi syarat dan hanya menampilkan data yang menarik minat Anda. Sebagai contoh, Anda bisa menyaring daftar peserta survei untuk melihat hanya mereka yang berusia antara 25-34. Anda juga bisa menyaring inventarisasi warna cat untuk melihat apa saja yang mengandung kata "biru," seperti "bluebell" atau "robin biru telur."

Dalam pelajaran ini, Anda akan belajar bagaimana untuk menyaring data dalam worksheet Anda untuk hanya menampilkan informasi yang Anda butuhkan.

Manajemen Data pada Excel 2007 - Menyaring Data dengan Advanced Filter

Fasilitas Advanced Filter akan menyaring data berdasarkan kriteria tertentu yang lebih spesifik serta hasil yang didapatkan akan lebih akurat.
Sebagai contoh, perhatikan tabel data berikut ini. Bagaimana jika kita menginginkan agar hanya karyawan yang beralamat di D a g o saja yang ditampilkan ?

Dengan fasilitas Advanced Filter hal tersebut bisa dilakukan. Caranya adalah sebagai berikut:
Copy-Paste Nama Field dan satu baris dibawahnya ke bagian lain dalam sheet tersebut (umumnya ditempatkan di bawah tabel aslinya). Setelah itu hapus Record-nya. Contohnya seperti gambar berikut ini.

Isikan kriteria penyaringan pada tabel tersebut, dibawah nama field yang sesuai. Jadi jika kita ingin melihat semua karyawan yang beralamat di jalan D a g o, maka tinggal ketikan D a g o pada sel C26, yaitu dibawah field Alamat.

Kemudian tempatkan kursor didalam tabel data utama.
Klik menu Data lalu pada ribbon-bar, dibagian Sort & Filter klik Advanced.

Berikutnya akan tampil kotak dialog Advanced Filter.

Pengaturan pada kotak dialog Advanced Filter ini sebagai berikut:

• Pada bagian Action, aktifkan Filter the list, in-place agar hasil penyaringan diletakan pada sheet yang sama. Kita bisa juga menggunakan pilihan Copy to another location jika hasil penyaringan akan ditempatkan dilokasi lain.
• List range, adalah range tabel data asli yang akan disaring, umumnya sudah terisi jika sebelumnya kita sudah menempatkan kursor didalam tabel data utama.

• Criteria range, isikan dengan range tabel hasil Copy-Paste (tabel data yang hanya berisikan nama field serta satu baris dibawahnya). Cara pengisiannya bisa dengan kita ketikan secara manual atau menggunakan tombol browse yang terletak diujung kanan bar.

Tekan tombol Ok.
Contoh hasil akhirnya seperti berikut ini.

Untuk menampilkan lagi semua data tinggal klik tombol Clear pada bagian Sort & Filter.

Silakan mencoba untuk kriteria pencarian yang lain, misalnya jika ingin menyaring nama karyawan yang nama depannya berawalan huruf A maka dengan cara yang sama tinggal ketikan saja huruf A pada field Nama (sel C26).
Kriteria pencarian bisa juga diisi dengan operator pembanding matematis, misalnya untuk menyaring karyawan yang gajinya dibawah Rp. 2.000.000,- maka tinggal ketikan <2000000 pada field Gaji (sel E26).
Salah satu kelebihan dari fasilitas Advanced filter ini adalah kita dapat menyaring data untuk beberapa kriteria sekaligus, misalnya untuk menyaring karyawan bagian Logistik yang beralamat di Cijerah, maka tinggal ketikan Cijerah pada field Alamat dan ketikan Logistik pada field Bagian.

Contoh hasil akhir yang didapatkan adalah sebagai berikut.

 

Data Validasi Microsoft Excel

 Data Validasi

Ketika Anda bekerja pada sebuah datasheet memasukkan jenis yang sama dari data dalam sel, itu akan menjadi sangat monoton untuk mengetik data yang sama berulang-ulang. Untuk mencegah mengetik data yang sama, Anda dapat membuat daftar data yang akan digunakan untuk beberapa kali, Excel 2010 menyediakan fitur Validasi Data yang sangat berguna untuk membuat daftar.

Buka datasheet Excel di mana Anda ingin membuat bentuk validasi data. Kami telah menyertakan Student worksheet Evaluasi datasheet seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah.

Sekarang masukkan beberapa data di bidang lain yang akhirnya cocok dengan tipe data Nama, Kursus dan bidang masing-masing kelas. Sebagai contoh, kita telah menciptakan tiga bidang baru seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah.

Sekarang Pilih kolom Name dan beralih ke tab Data dan klik Validasi Data.



Klik Izinkan tombol drop-down dan pilih Daftar dari Validasi Data dialog. Pilih bidang sumber dari mana Anda ingin membuat daftar.

Sekarang pilih lapangan dan klik tombol dalam dialog Validasi Data. Anda dapat memilih beberapa bidang dengan menekan tombol Ctrl.

Anda akan mencapai Dialog Validasi Data lagi, klik OK untuk memasukkan daftar dalam bidang Nama.

Anda akan melihat bahwa drop-down tombol terpasang dengan setiap sel dalam bidang Nama yang mencakup nama-nama siswa.

Klik tombol drop down untuk mengisi bidang Nama.

Sekarang ulangi proses di atas Course dan lapangan Marks untuk memasukkan daftar kursus dan nilai untuk masing-masing bidang seperti ditunjukkan pada screenshot di bawah ini.



Sekarang Anda dapat melihat bahwa kita telah dihuni Nama, Kursus dan bidang kelas dengan menerapkan Validasi Data melalui daftar.